تتضمن عملية نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر عددًا كبيرًا من الإجراءات التي يجب اتباعها، من التحضير لعملية النقل إلى البدء بها. ناهيك عن مراعاة الموظفين، وسير العمل أثناء العملية وإعادة التنظيم، وفترات التعديل، وغير ذلك الكثير.
المرحلة الأولى: من 6 – 12 شهرًا قبل الانتقال
تتضمن المرحلة الأولى 7 خطوات يجب عليك اتباعها عند التفكير في نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر، وهي كالتالي:
-
تنظيم ملاحظات النقل والمهام في مكان واحد:
يجب تحديد مكان وكيفية تسجيل وتنظيم جميع الملاحظات والمستندات وقوائم المهام والعناصر الأخرى المتعلقة بعملية نقل الأثاث في الخبر. وذلك كي تكون على دراية بكل المهام التي يجب القيام بها، ومن عليه تنفيذها بالإضافة إلى المواعيد التي ستتم فيه.
-
تنظيم الوثائق الرئيسية:
ينبغي تنظيم المستندات المهمة، بما في ذلك سجلات التأمين والعقود والاتفاقيات والسجلات الأخرى. وإذا لم يكن لديك عقود واتفاقيات حتى الآن، يمكنك ببساطة تخصيص مساحة لهم لمساعدتك على البقاء منظمًا في وقت لاحق.
-
إبلاغ الموظفين:
تنتهج أي شركة نقل اثاث بالخبر احترافية خطة إرسال بريد إلكتروني إلى الموظفين أو مقطع فيديو يعلمهم بكل ما يحتاجون إلى معرفته عن عملية الانتقال إلى المكاتب الجديدة، فكلما تم تزويد الموظفين بالتفاصيل كلما كانت العملية أسهل. حيث يمكنك تضمين العناصر التالية في البريد الإلكتروني أو مقطع الفيديو:
-
- اسم وعنوان المكتب الجديد.
- تاريخ الانتقال.
- الملامح الرئيسية للمكتب الجديد.
- شرح سبب الانتقال.
- ما الذي يتعين على الموظفين القيام به الآن، إذا كان هناك أي شيء.
- معلومات عملية الانتقال التي يتوقع الموظفون تلقيها.
-
التحدث مع الموظفين:
تحدث إلى الموظفين، بعد مرور بضعة أسابيع على إبلاغهم بعملية نقل عفش بالخبر إلى المقر الجديد، لمعرفة ملاحظاتهم، وأهم تطلعاتهم إلى المكتب الجديد، والتي من الممكن أن تتضمن:
- تغيير احتياجات مساحة العمل: قد يرغب بعض الموظفين في طلب مكاتب قائمة ومصابيح وشاشات خصوصية وما إلى ذلك.
- احتياجات المعدات: من استبدال لوحات المفاتيح المكسورة والشاشات وما إلى ذلك.
- التغييرات في أماكن جلوس الموظفين: قد يحتاج بعض الموظفين أو يرغبون في تغيير الفرق والأشخاص الذين يجلسون بالقرب منهم.
- تفضيلات نمط العمل: خاصةً إذا كانت مساحة العمل الجديدة تتضمن عناصر من مخططات أرضية.
- العناصر الأساسية للموظفين بالإضافة إلى التوصيات.
- منع حدوث أي مشكلات تمنع العاملين من حمل الصناديق الثقيلة وتقديم المساعدة في نقل أثاث المكاتب التجارية.
وتذكر إنشاء حملة رسائل إلكترونية، شهرية على سبيل المثال، لإبلاغ الموظفين بخطوات عملية الانتقال والمهام في كل مرحلة.
-
تحديد الميزانية وإنشاء القوائم:
احصل على ميزانية من شركتك وقم بوضع إرشادات لإكمال جميع عمليات الشراء المطلوبة المتعلقة بعملية نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر. واعرف كيفية لإتمام عملية الدفع، شيك أو فاتورة أو عن طريق بطاقة البنك. ومن تحتاج لموافقته على العقود التي تبرمها مع شركة نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر. كما يجب إنشاء قائمتين لمقتنيات المكاتب لديك، الأولى تضم الأشياء التي ستقوم بنقلها، أما الثانية تضم الأشياء التي تم الاستغناء عنها.
-
وضع الاستراتيجيات:
شجع رؤساء الأقسام على تطوير خطط شاملة لإدارة سير العمل خلال عملية الانتقال، خاصة إذا كان لديهم أي مواعيد نهائية حرجة تقع ضمن الإطار الزمني للعملية. وذكرهم أن يضعوا هذه الخطوة في الاعتبار أثناء قيامهم بالتخطيط لمشاريع جديدة.
-
تحديد المسؤوليات:
تتضمن بعض المسؤوليات القياسية ما يلي:
- التخطيط.
- التغليف.
- التفريغ.
- التنظيم.
- التصميم والتزيين للمكاتب الجديدة.
المرحلة الثانية: من 6 – 12 شهرًا قبل نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر
تتضمن هذه المرحلة 5 خطوات، تتمثل في:
-
التوصيات:
قبل البدء بعملية البحث عن شركة النقل، ابحث عن إجابات من خبراء نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر، الذين نظموا الكثير من عمليات النقل في الخبر وباقي المدن السعودية، مثل شركة الجهات الأربع. ثم قم بطلب توصيات ممن تعامل مع شركة النقل بالإضافة إلى المشورة العامة. وابحث عن الشركات الاحترافية التي تقدم في خدمة نقلها:
-
- طاقم النقل كاملًا.
- شاحنات النقل.
- الصناديق.
- طاقم التنظيف.
-
التأمين:
يجب أن يكون معيار شركة نقل أثاث المكاتب التجارية في الخبر التالي:
- المرونة: إذا كنت بحاجة إلى الحضور مبكرًا أو البقاء لوقت متأخر، فهل سيتم استيعاب ذلك من قبل شركة النقل بدون رسوم؟
- هيكل الرسوم: هل يتم تحصيل الرسوم لكل مهمة أم لكل ساعة عمل؟
- المراجعات: ما الذي يقوله العملاء السابقون؟
- تضمين الخدمات: هل خدمة التنظيف مضمنة في خدمة النقل؟
حاول العثور على شركة نقل تقوم بتأمين كل متطلباتك من الشاحنات والصناديق. وإذا لم تتمكن من التعاقد مع شركة نقل تغطي جميع المتطلبات فيمكنك التواصل مع شركة الجهات الأربع أو الانتقال إلى الخطوات التالية.
-
اختيار الصناديق:
قد تبدو هذه المهمة بسيطة وسهلة للوهلة الأولى، لكن وجود صناديق عملاقة، يجب عليك تخزينها بعد الانتهاء من عملية الانتقال، وصناديق يمكن استئجارها، وصناديق من الورق المقوى والكثير من التفاصيل الأخرى. لذلك يجب أن يكون اختيارك للصناديق صائبًا ويتوافق مع الميزانية والمواد المنقولة. أو يمكنك التواصل مع الجهات الأربع.
-
تأمين شاحنات النقل ومواقع التحميل والتفريغ:
إذا لم تتعاقد مع شركة نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر تقدم تأمين الشاحنات، فعليك بالتأكيد معالجة هذه المهمة مبكرًا. ويجب وضع معيار اختيار شركة النقل عند اختيار الشاحنات، الذي يتضمن المرونة وهيكل الرسوم والمراجعات والخدمات المضمنة. كما يجب العمل مع مديري المبنى الحالي والمبنى الجديد لإيجاد أوقات ومساحات التحميل والتفريغ المثالية.
-
تقليص حجم الأثاث والمعدات والبدء في التعبئة:
يمكنك تقليل العناصر التي يتعين عليك نقلها. لذلك خذ بعض الوقت لمراجعة العناصر بعناية، ووضع علامات على العناصر باستخدام ملصقات التخلص منها. كما يمكنك إجراء عملية تحديد العناصر بشكل أسبوعي أثناء التحضير لعملية النقل. حيث سيساعدك الجهد الطويل والبطيء على تجنب التخلص العشوائي من الأشياء في اللحظة الأخيرة، لمجرد أنك لا تشعر بالرغبة في حزمها. ولا تنسَ البدء بتعبئة العناصر في مراحل زمنية مبكرة وتقسيم العناصر إلى قوائم ووضع خطة تعبئة للآخرين. أو يمكنك التعاقد مع شركة الجهات الأربع للقيام بهذه المهام نيابةً عنك.
المرحلة الثالثة: من 0 – 3 أشهر قبل نقل اثاث المكاتب التجارية في الخبر
- التسمية:
يجب وضع علامات توضيحية على الصناديق وفي مكان العمل الجديد بهدف نقل كل صندوق إلى مكانه المطلوب. على سبيل المثال لا الحصر، يمكنك إعطاء كل فريق في الشركة لونًا، ولكل موظف رقمًا. ويمكنك وضع علامة على أقسام المكتب المنقول عبارة عن شريط يطابق لون الفريق، كما يمكنك تحديد مساحة كل فرد برقمه. كما يمكنك منح الموظفين ملصقات بألوانها وأرقامها لوضعها على الصناديق الخاصة بهم.
-
بدء عملية الانتقال:
إذا قمت بكل التفاصيل الخاصة بعملية نقل أثاث المكاتب الجارية في الخبر على أكمل وجه، ستحظى بفترة انتقال رائعة، لذلك إيّاك وإهمال عملية التخطيط.
خلاصة:
عند الشروع في عملية نقل أثاث المكاتب الجارية في الخبر يُعد الالتزام بجودة الخدمة أمرًا في غاية الأهمية. وهذا بالضبط ما يجب أن تتوقعه كعميل من أي شركة ذات سمعة طيبة. لقد تم استثمار الكثير من التفكير والعمل الجاد في تقديم خدمات النقل في المملكة العربية السعودية التي تقدمها شركة الجهات الأربع، ويمكن لآلاف العملاء الراضين تأكيد ذلك.
كل ما عليك فعله هو تحديد الخدمات التي تحتاجها وسنتأكد من حصولك على ما تريده بالضبط. نحن نضمن السرعة والكفاءة ناهيك عن الأسعار. كما سيساعدك التقدير المجاني الذي يمكنك الحصول عليه من الجهات الأربع على التخطيط لميزانيتك الانتقال. لذلك لا تتردد بالتواصل معنا.
