بصفتنا شركة متخصصة في الخدمات اللوجستية فإننا نعمل مع مجموعة واسعة من الصناعات المختلفة، ونفهم التحديات اللوجستية وأفضل الممارسات المرتبطة بكل منها. وعندما يتعلق الأمر بإدارة فعاليات المعارض والمؤتمرات والفعاليات الحية، فإن ترك انطباع أول صحيح أمر مهم.
في شركة الجهات الأربع نقدم مجموعة كاملة من الخدمات اللوجستية للفعاليات الترفيهية بالإضافة إلى المعارض والمؤتمرات. حيث تهدف خدماتنا إلى مساعدتك في ضمان تألق عملك، فنحن نقدم حلول النقل الداخلي و التخزين لا مثيل لها. كما يمكنك الاعتماد علينا في تسليم المعدات والمواد الخاصة بك في الوقت المحدد وضمن الميزانية المتفق عليها، حتى في أكثر السيناريوهات تطلبًا.
مصطلح لوجستيات الفعاليات:
يشير مصطلح (لوجستيات الفعاليات) إلى مجموعة واسعة من العمليات المعقدة التي تتم من أجل ضمان أن يتم الحدث بسلاسة، مثل معرض أو ندوة أو مؤتمر أو مزاد خيري. كما تتضمن الخدمات اللوجستية دورة حياة الفعّالية كاملة، بما في ذلك المشتريات والتخطيط التشغيلي والجدولة والنقل وحمل البضائع والتخزين والتوزيع والتتبع والإدارة وغير ذلك.
ماذا تشمل الخدمات اللوجستية للمعارض والمؤتمرات؟
تشمل الخدمات اللوجستية التحضير للفعّالية أو المعرض أو المؤتمر (بما في ذلك التخطيط للطوارئ)، بالإضافة إلى الإدارة اللوجستية في يوم أو أيام الفعّالية. ويشمل ذلك أيضًا مراجعة ما بعد الفعّالية.
نصائح يجب أخذها في الاعتبار عند إدارة لوجستيات الفعّاليات:
-
مكان الفعّالية:
يمكن أن يستهلك استئجار مكان الفعّالية قدرًا كبيرًا من الميزانية المخصصة للفعّالية، لذا من المهم اختيار المكان بالشكل الصحيح. لذلك قم بإنشاء قائمة مختصرة من الأماكن وأرسل الطلبات للحصول على عروض الأسعار. ولا تنسَ وضع تفاصيل الفعّالية مثل التاريخ والوقت المقترحين، ومتطلبات السعة واحتياجات تقديم الطعام ومواقف السيارات ومتطلبات الغرفة الليلية والنقل. حيث يمكن أن يساعدك هذا الأمر في مقارنة الأماكن وعروض أسعارها.
-
التخزين:
يمكن أن تتطلب الفعّاليات الكبيرة عددًا كبيرًا من الأصول ويتعين توفيرها في مكان ما حتى تاريخ بدء الفعّالية. وغالبًا ما يتعذر الاحتفاظ بالبنية التحتية في موقع الفعّالية، خاصةً وأن الفعّاليات الكبيرة يمكن أن تتضمن تخطيطًا على مدار العام. في هذه الحالات، ستحتاج إلى البحث عن مستودع وإدارته. لكن يمكنك الاعتماد على شركة الجهات الأربع التي تقدم أفضل الخدمات اللوجستية والتي من ضمنها خدمة التخزين.
-
النقل:
هل يجب نقل الأشخاص أو المعدات من وإلى مكان الفعّالية؟ هل النقل مطلوب خلال النهار؟ ما هو نوع النقل المطلوب؟ هذه بعض الأسئلة التي ستحتاج إلى إجابة لضمان وصول الجميع وكل شيء إلى مكانه في الوقت المناسب.
فإذا كان لديك شيء لعرضه أو مواد ترويجية أو معدات سمعية وبصرية أو آلات معالجة كبيرة أو معدات أخرى، فقد تحتاج إلى استئجار شركة شحن متخصصة للتعامل مع النقل. ونحن في شركة الجهات الأربع نضمن وصول شحناتك إلى وجهتها بأمان وفي الوقت المحدد.
-
جداول التحميل:
من المهم التأكد من أن الموردين ومتعهدي الشحن لديهم المساحة والوقت اللازمين لتفريغ البضائع والمعدات. لذلك تجنب قوائم الانتظار ومشكلات وقوف السيارات والارتباك العام من خلال إنشاء جدول تحميل للموردين وشركات الشحن. كما قد يتضمن ذلك خطة توضّح بالتفصيل رقم مخزن التحميل لكل من الموردين أو شركات الشحن ووقت التفريغ ومعلومات التصريح الأمني وتفاصيل الموظفين الذين يعملون معهم.
-
الموردون:
من معدات الصوت والصورة واللافتات إلى تقديم الطعام والترفيه، هناك مجموعة متنوعة من الأشياء التي قد تحتاج إلى مصدر توريد لها. وبمجرد العثور على الموردين المناسبين، سوف تحتاج إلى إدارتهم لضمان حصولك على أفضل النتائج في المواعيد المحددة.
-
الجداول الزمنية:
تساعد الخدمات اللوجستية في إدارة فعّالية مشتركة مثل مؤتمر، على سبيل المثال، تحتاج الفعّالية إلى الكثير من التخطيط للدخول في جدول الأعمال. كما تحتاج إلى اتخاذ القرارات حول موعد البدء وانتهائها والمدة الإجمالية للفعالية والمدة التي يستغرقها كل متحدث وعدد فترات الراحة ومتى يتم تقديم الغداء. لذلك كل هذه التفاصيل يجب أن تُؤخذ القرارات بشأنها بعناية فائقة.
-
إدارة تدفق الحضور:
تشكل الفعّاليات الكبيرة تحديات عندما يتعلق الأمر بإدارة الحشود. حيث يحتاج التخطيط الدقيق إلى إنشاء تدفق ثابت من مدخل الفعّالية إلى المخرج. كما تحتاج هذه الخطة إلى مراعاة السلامة وأعداد الموظفين وتوقيت الفعاليات ضمن الحدث. لذلك ينبغي تجنب قوائم الانتظار والازدحام.
ما هي مهمة الخدمات اللوجستية في الفعّاليات؟
تساعد الخدمات اللوجستية على ضمان تحقيق أقصى قيمة من الفعّالية ودعم أهدافك العريضة. وسواءً كنت تهدف إلى جمع الأموال للأعمال الخيرية، أو إنشاء فرص للتواصل أو جذب العملاء، يجب أن يساعدك التخطيط اللوجستي على القيام بذلك.
حيث يساعد هذا النوع من التخطيط على ضمان سير فعاليتك بسلاسة وأن الجميع في المكان الذي يحتاجون إليه في الوقت المناسب وأن كل شخص لديه إمكانية الوصول إلى الأشياء التي يحتاج إليها من أجل تحقيق أقصى استفادة من الفعّالية.
لماذا تعتبر الخدمات اللوجستية مهمة في إدارة فعاليات المعارض والمؤتمرات؟
إذا لم تنفذ التخطيط اللوجستي المناسب، فأنت تعرض نفسك أو مؤسستك للخطر بعدة طرق. حيث قد يؤدي عدم التعامل مع الخدمات اللوجستية على محمل الجد إلى خسارة مالية وفقدان السمعة وتلف المعدات والحوادث وإهدار الموارد وإرهاق الموظفين.
خلاصة:
تساعد الخدمات اللوجستية على التخلص من الضغط الناتج عن الفعّاليات المُراد إقامتها. لذلك نحن في شركة الجهات الأربع سنكون خير حليف استراتيجي لعملك عند عقد الفعّاليات الكبيرة والمؤتمرات والمعارض، لذلك لا تتردد بالتواصل معنا.
