يُعد مصطلح صناعة الضيافة شامل لمجموعة من قطاعات الأعمال التي تشترك في الكثير من الأشياء والتي تعمل معًا بشكل وثيق. ولا نكاد نذيع سرًا عندما نخبرك أن الشركات الراعية في جيمع أنحاء العالم تعتمد على صناعة الضيافة بشكل كبير، من المتاجر إلى المطاعم والفنادق التي قد يستغرق تطويرها وتجديدها شهورًا أو حتى سنوات، ناهيك عن الميزانيات والفرق الكبيرة والعديد من الموردين والشحنات.
بالإضافة إلى ذلك، يتطلب الفندق طلب و نقل الأثاث والتركيبات والمعدات، وتنسيق نقل سلسلة التوريد والتخزين والإشراف على التركيب. وغالبًا ما يدير فريق داخلي في الشركة الأم للفندق الخدمات اللوجستية للمشروع، إما بمفرده أو بمساعدة من شركة مشتريات وشريك لوجستي تابع لجهة خارجية.
ولكن سواء كانوا يعملون مع شركة خدمات لوجستية أم لا، يمكن لفرق الضيافة تنفيذ العديد من الممارسات لإنهاء المشاريع في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد.
نصائح لإدارة المشاريع في صناعة الضيافة
-
تأكد من أن لديك رؤية واضحة في الشحن:
بعد إرسالك طلب الشراء إلى الشركة المصنعة، عادةً ما يكون هناك انتظار طويل قبل شحن أي شيء. ويجب أن يعتني شريك لوجستيات الضيافة بمتابعة أمور الشحن وتفاصيلها الدقيقة بالإضافة إلى تقديم تحديثات في الوقت المناسب (وأحيانًا تلقائية) عن حالة الطلب ومكان الشحنة.
على سبيل المثال، إذا طلب أحد عملاء شركة الجهات الأربع 500 لوحة رأسية، فسوف تقوم شركة الجهات الأربع بالتواصل مع الشركة المصنعة ومتابعة أمور الشحنة شهريًا وأحيانًا أسبوعيًا وإرسال التحديثات إلى العميل. كما تقوم شركة الجهات الأربع أيضًا بتنسيق النقل لضمان حصول العميل على أفضل سعر ووقت شحن مثالي لاحتياجات مشروعه.
-
خطط لنقل سلسلة التوريد مسبقًا:
يجب التخطيط لنقل سلسلة التوريد للاستفادة من الخيارات الأبطأ والأقل تكلفة. وبمجرد أن تكون لديك فكرة عامة عن موعد تجهيز الأثاث أو التركيبات، ابدأ في ترتيب النقل على الفور. حيث يتيح التخطيط المسبق لأعضاء الفريق أن يكونوا أكثر انتقائية فيما يتعلق بالوضع أو المسار الذي يختارونه.
-
استخدم التخزين لإبقاء التكاليف منخفضة:
هذه واحدة من أهم النصائح للفنادق وأكثرها شيوعًا التي نقدمها للعملاء، لأنها تعمل بشكل رائع. ففي كثير من الأحيان، ستحاول الشركات العاملة في مجال صناعة الضيافة تجنب تخزين الأثاث والتركيبات في المستودعات بسبب التكلفة المضافة. ولكن عندما يتم إجراء هذا العمل بشكل استراتيجي، يمكنه في الواقع تحسين النتيجة النهائية.
حيث يمكن أن يكون دمج التخزين في سلسلة التوريد اللوجيستية للفنادق بمثابة شبكة أمان للتأخيرات في أعمال البناء. ومع تخزين المواد بأمان في المستودع مسبقًا، لا يحتاج أصحاب الفنادق والمشغّل إلى التدافع للعثور على مخزن في اللحظة الأخيرة بسعر مرتفع، أو تخزين البضائع في موقع البناء.
كما يوجد سيناريو شائع آخر وهو قيام فرق الخدمات اللوجستية بالفندق بمحاولة تنسيق التسليم مباشرة إلى الفندق في اليوم المحدد الذي يحتاج إليه. ولكن في كثير من الأحيان يحصل تأخير في عملية النقل الداخلي، ولا يزال يتعين على طاقم الأشخاص المعينين لنقل المواد وتركيبها دفع رواتبهم. وفي كلتا الحالتين، غالبًا ما يؤدي تخطي التخزين إلى إهدار المال. يمكنكم الاستعانة بخدمات الجهات الأربع والاستفادة من حلول التخزين التي توفرها الشركة.
-
اجعل شريكك اللوجستي يهتم بالعمل القانوني:
يعرف أي متخصص في مجال البناء أو الفنادق أن التأخير هو حقيقة من حقائق الحياة. وعند حدوث ذلك، ستحتاج إلى إخطار الكثير من الأشخاص للتأكد من أن كل طرف معني بالأمر يمكنه التكييف مع التأخير. والعمل مع شركة حلول لوجستية يجعل هذا الأمر سهلاً، لأنهم يديرون الاتصال والتنسيق نيابة عنك. أما بخلاف ذلك فسوف تحتاج إلى إعلام الجميع بنفسك وربما إجراء مكالمات هاتفية أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى عشرات الموردين والمتعاقدين.
-
تأكد من ضمان الجودة في كل خطوة في سلسلة التوريد:
يأخذ الأثاث والمواد الأخرى رحلة طويلة قبل أن يصلوا إلى مقرهم الأخير، وهناك الكثير من الفرص للتلف على طول الطريق. لذلك يمكن لفحوصات ضمان الجودة في كل نقطة توقف اكتشاف المشكلات إن وجدت قبل فوات الأوان، لذا تأكد من إجراء ضمان الجودة طوال العملية. وهذا ما توفره شركة الجهات الأربع.
-
تدريب المقاول العام على عمليات التوقيع على التسليم:
لا يوجد شيء أسوأ من رفض المعدات أو الأثاث وإعادته بمجرد وصوله إلى موقعه النهائي بعد أن ينتقل عبر العالم. وهذا يحدث عادةً لأن المقاول الذي ليس لديه خبرة في صناعة الفنادق لا يفهم عواقب عدم قبول عمليات التسليم. والاضطرار إلى الدفع مقابل إعادة الشحن، ومن ثم إعادة شحن العناصر مرة أخرى. لذلك تأكد من أن المقاول العام الخاص بك لديه فهم قوي للعناصر التي يجب التوقيع عليها ومتى وكيفية التوقيع على العناصر.
-
استخدم فريق تركيب محترف:
يعتبر فريق التركيب المحترف الذي يتمتع بخبرة في صناعة الضيافة أكثر مهارة ودراية فيما يتعلق بإعداد غرف الفنادق أكثر من فريق النقل العام. لذلك ستواجه مشكلات أقل وستضمن أن النتائج تلبي رضاك.
كما أن العمل مع شركة لوجستية للضيافة سيجعل التخطيط والتنفيذ أسهل. لكن في بعض الأحيان، قد يمثل العثور على شركة الحلول اللوجستية المناسبة تحديًا. لذلك ضع هذه الأمور في الاعتبار عند التفكير في شريك محتمل:
- ابحث عن عرض تسعير يفنّد أدق التفاصيل.
- تجنب استخدام شركاء لوجستيات الفنادق من جهات خارجية مع شركات المشتريات الخاصة بهم.
- ابحث عن فريق لوجستي في صناعة الضيافة يمكنك الوثوق به وتكوين علاقات قوية معه.
خلاصة:
إن صناعة الضيافة في الفنادق تحتاج إلى الإلمام بأدق التفاصيل، منها تفاصيل الشحن والتخزين والتخطيط، لذلك يمكنك الاعتماد على شركة الجهات الأربع لمتابعة هذه الأمور.
