أفضل ممارسات الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض

تعتبر الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض من أهم جوانب إدارة الفعاليات، سواءً كان الأمر يتعلق باختيار منصة الفعّالية والحصول على معدات تسجيل من الدرجة الأولى لمؤتمر افتراضي، أو اختيار المكان المناسب والشراكة مع الفنادق للحصول على العروض التجارية. حيث يلعب كل شيء دورًا مهمًا في نجاح الفعالية، كما تعمل إدارة الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض الخالية من العيوب على تحسين تجربة حضور الفعّالية بشكل جذري.

عناصر الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض

يتطلب التخطيط للفعاليات الاطلاع على الكثير من الأشياء، حيث ستحتاج إلى إنشاء خطة للفعالية وبناء فريق وإشراك البائعين والتنسيق معهم لتحقيق الإنجازات.

اقرأ أيضًا: أهمية الخدمات اللوجستية في إدارة فعاليات المعارض والمؤتمرات

وتُعرف الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض بأنها أداة تخطيط وإدارة خدمات الدعم الفني واللوجستي لضمان التنفيذ السلس للفعالية، كما تغطي هذه الخدمات الجوانب الملموسة وغير الملموسة، مثل الهدايا الخاصة بالفعالية والبضائع والأماكن والنقل ومنصة التسجيل وما إلى ذلك. وبشكل عام، تتضمن لوجستيات الفعاليات العناصر التالية:

• المكان:

من المفيد عند اختيار المكان مراعاة عوامل مثل الموقع والأمن والسعة والحضور المقدر والمساحة الداخلية والخارجية والميزانية وما إلى ذلك.

• تقديم الطعام:

يتضمن ذلك التخطيط للوجبات والمشروبات وبدل الطعام واختيار البائعين لتقديم هذه الخدمات.

• النقل:

يُقصد بعملية النقل أي وسيلة تنقل الحضور والمتحدثين والجهات الراعية إلى مكان الفعالية. ويشمل ذلك السفر بين المدن والولايات والسفر الدولي في الحافلات أو الرحلات الجوية والتنقلات داخل المدينة. بالإضافة إلى تأمين إيصال البضائع والمعدات اللازمة لمكان الفعالية في الوقت المناسب.

• تكنولوجيا العروض التقديمية:

يتضمن ذلك مكبرات الصوت والأدوات والبرامج والأجهزة التي يحتاجها الحاضرون للحصول على التجربة المثلى. 

أفضل ممارسات الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض

إن الاستراتيجية اللوجستية المبسطة للمعارض والمؤتمرات تؤثر بشكل كبير على نجاح التجربة. وفيما يلي أفضل 3 ممارسات لوجستية للفعاليات يمكنك استخدامها:

• الواجبات والمتطلبات 

عند الشروع في التخطيط للفعاليات سوف تقوم بالتنسيق مع مجموعة كبيرة من الناس، وسيكون بعضهم من أعضاء فريقك والبعض الآخر سيكونون من البائعين والرعاة.

اقرأ أيضًا: كيفية اختيار مستودع التخزين المناسب لعملك

وفي كثير من الحالات سيكون هناك تداخل في المسؤوليات بين أعضاء فريقك، مما قد يؤدي إلى الارتباك وتكرار المهام. لذلك من المفيد تحديد مجموعة واضحة من الواجبات والتعليمات لأعضاء الفريق. حيث يؤدي إنشاء مجموعات على تطبيقات المراسلة إلى تسهيل توصيل التغييرات وإرسال التحديثات بانتظام.

أما بالنسبة للبائعين والموردين، فعليك صياغة العقود دون أي غموض وذكر المخرجات وشروط الدفع والمراجعات والمصطلحات الأخرى ذات الصلة لتجنب التعارضات المحتملة لاحقًا. وللقيام بذلك بشكل صحيح قم بتعيين نقطة اتصال للموردين، مثل الاعتماد على شركة الجهات الأربع للقيام بهذه المهمة نيابةً عنك.

• الميزانية 

إن تخطيط الميزانية لفعّالية ما هو مهمة رئيسية عليك القيام بها، ويمكنك البدء بالنظر في الفئات التالية للميزانية:

1. التوظيف.
2. المكان.
3. تكنولوجيا الفعالية والبنية التحتية.
4. رسوم المتحدث والسفر والإقامة.
5. المعدات اللازمة.
6. التسويق والإعلان.
7. تكاليف المورد.

• تكنولوجيا الفعّالية:

تعد تكنولوجيا من أهم الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض، وتعتبر عنصرًا حاسمًا. سواءً كان الأمر يتعلق بالتخطيط للفعالية أو إدارة وسائل التواصل الاجتماعي أو استكمال التسجيلات أو استضافة الفعالية، لذلك يجب اختيار التقنية بعناية.

خلاصة:

إن شركة الجهات الأربع أحد الشركات المتخصصة في الخدمات اللوجستية للفعاليات والمعارض، حيث نتعامل مع العديد من شحنات مواد الفعاليات والمعارض لعملائنا الكرام الذين يشاركون في المعارض التجارية الكبرى في جميع أنحاء العالم. 

اقرأ أيضًا: كيفية اختيار شركة عملية نقل الأثاث في الظهران

وتضمن فرقنا تسليم المواد إلى موقع الفعالية أو المعرض في الوقت المناسب، ولا نفوّت أي شحنة بسبب الحجم أو طبيعة الشحنة. كما يمكننا ترتيب الشحنات واستيراد وتصدير البضائع المعفاة من الرسوم والضرائب، والتي تكون لغرض العرض. لذلك لا تتردد بالتواصل معنا.